Chaque événement mérite un vrai suivi commercial.
Hostio gère vos invitations, vos inscriptions et l'accueil le jour J, puis transforme vos participants en opportunités grâce à des campagnes ciblées et un score de prospect que vous comprenez.
- 14 jours d'essai
- Sans carte bancaire
- Résiliable à l'échéance
- Inscriptions en ligne
- QR code infalsifiable
- Accueil hors ligne
- Campagnes ciblées
- RGPD intégré
- Bancontact & carte
Vos événements créent des contacts… qui finissent dans un tableur.
Un événement coûte du temps et de l'argent. Sans outil adapté, l'essentiel de sa valeur se perd avant, pendant et après.
Des inscriptions éparpillées
Un formulaire ici, des e-mails là, un tableur partout. Impossible de savoir qui vient vraiment, ni de gérer la liste d'attente sans y passer vos soirées.
Un accueil qui s'éternise
Listes papier, files d'attente, billets contrôlés à l'œil, Wi-Fi capricieux : la première impression de vos invités est celle d'un bouchon à l'entrée.
Et après… le silence
L'événement est terminé, les contacts dorment dans un fichier. Personne ne relance, on ne sait pas qui était intéressé, et le prochain événement repart de zéro.
Hostio réunit tout dans un seul parcours : de l'invitation au rendez-vous commercial.
Avant, pendant, après : tout est couvert.
Trois temps, un seul outil. Chaque information saisie en amont sert à l'accueil, et chaque passage à l'accueil nourrit le suivi commercial.
Remplissez la salle sans y passer vos soirées.
Une page d'inscription à votre image, une jauge qui se gère toute seule et des billets envoyés sans que vous leviez le petit doigt.
Une vitrine à vos couleurs
Votre logo, vos couleurs, votre adresse publique : vos invités arrivent sur une page qui ressemble à votre entreprise, pas à un outil générique.
Un formulaire qui pose les bonnes questions
Champs personnalisés (régime alimentaire, fonction, atelier choisi…), accompagnants, et consentement RGPD enregistré au moment de l'inscription.
Jauge et liste d'attente automatiques
Complet ? Les suivants passent en liste d'attente. Une place se libère : le premier de la file est promu et prévenu par e-mail.
Invitations nominatives et événements privés
Importez votre liste en CSV ou Excel (avec un rapport ligne par ligne), invitez des personnes précises, ou réservez l'événement à vos invités.
Un billet avec QR code, dans la boîte mail
Chaque inscrit reçoit son billet et un fichier calendrier. Le QR code est signé : impossible à falsifier, révocable si besoin.
Un accueil fluide, du premier au dernier invité.
Un simple téléphone ou une tablette suffit : pas d'application à installer, pas de matériel à louer.
Scan par la caméra, en une seconde
Verdict plein écran, lisible de loin : billet valide, déjà passé, invalide ou autre événement. Son et couleurs pour ne jamais hésiter.
Recherche, saisie du code, annulation
Un invité a oublié son billet ? Recherchez-le par nom (même sans accents) ou saisissez le code sous le QR. Une erreur de scan ? Annulez-la en un geste.
Plusieurs accueils en même temps
Deux hôtesses, deux téléphones : un billet ne passe qu'une seule fois, même scanné simultanément. Les compteurs se mettent à jour en direct.
Inscription sur place
Quelqu'un se présente sans billet ? Vous l'inscrivez et le marquez présent en quelques secondes, avec son consentement. La jauge est contrôlée dès que le réseau est là.
Et si le réseau tombe ?
L'accueil continue : la liste des invités est déjà sur l'appareil et tout est envoyé automatiquement au retour du réseau (voir plus bas).
Transformez vos présents en rendez-vous.
L'événement est fini, le travail commercial commence : Hostio sait qui était là, qui a ouvert, qui a cliqué.
Des campagnes pour les bonnes personnes
Écrivez à ceux qui sont venus, à ceux qui ne sont pas venus, ou à tous les invités : le message n'est pas le même. Éditeur riche et variables personnalisées (prénom, entreprise…).
Un suivi qui répond aux vraies questions
Qui a ouvert ? Qui a cliqué ? Qui s'est désinscrit ? Le désabonnement se fait en un clic et il est respecté automatiquement.
Un mini-sondage de satisfaction
Une note de 1 à 5 étoiles, réservée à ceux qui étaient présents, pour savoir ce qui a plu et ce qui doit changer.
Un score chaud, tiède ou froid — expliqué
Chaque contact a un historique complet et un score calculé à partir de ses actions. Vous voyez toujours pourquoi : pas de boîte noire.
Un export prêt pour votre CRM
Exportez vos contacts et vos résultats en Excel ou CSV, avec les filtres qui vous intéressent, pour poursuivre dans vos outils.
Le Wi-Fi tombe ? L'accueil continue.
Salles en sous-sol, centres de congrès saturés, réseau mobile instable : le jour J ne doit jamais dépendre d'une connexion. Hostio a été pensé pour ça.
- 1
Avant l'ouverture
L'appareil télécharge la liste des invités, sans aucune donnée sensible en clair : seulement des empreintes pour vérifier les billets.
- 2
Le réseau disparaît
Les billets continuent d'être vérifiés sur l'appareil, les doublons sont repérés, chaque passage est mis en file d'attente. L'accueil ne s'arrête pas.
- 3
Le réseau revient
Tout est envoyé automatiquement, sans doublon, avec l'heure réelle de chaque passage. Les compteurs de tous les accueils se remettent à jour.
Bon à savoir : ouvrez la console d'accueil une fois avec du réseau avant l'événement, pour que la liste soit préparée sur l'appareil. L'application peut aussi être ajoutée à l'écran d'accueil du téléphone.
Tout ce qu'il faut, déjà inclus.
Pas de module à ajouter ni d'option cachée : toutes les fonctionnalités sont disponibles dans chaque formule. Seuls les volumes changent.
Programme et intervenants
Présentez la journée heure par heure, avec les intervenants et leurs biographies, sur la page publique de l'événement.
Supports partagés selon la présence
Mettez des documents à disposition de tous, des seuls présents ou des seuls absents : chacun reçoit ce qui le concerne.
Équipe et rôles
Les administrateurs voient tout ; les organisateurs ne voient que leurs événements. Invitez vos collègues par e-mail en deux clics.
Votre charte, partout
Logo, couleurs, expéditeur des e-mails et adresse publique à votre nom, avec un contrôle de contraste pour que tout reste lisible.
Un carnet de contacts unique
Une seule fiche par personne, avec tout son historique d'événements, d'ouvertures, de clics et de réponses au sondage.
Exports Excel et CSV
Participants, contacts, résultats de campagnes : exportez avec vos filtres. Les formules malveillantes sont neutralisées.
Facturation claire
Factures conformes à la réglementation belge, communication structurée, paiement en ligne par Bancontact ou carte, rappels automatiques.
Journal d'audit
Qui a fait quoi, et quand : les actions sensibles sont tracées, sans jamais y consigner de données personnelles inutiles.
Fichier calendrier
Vos invités ajoutent l'événement à leur agenda en un clic, avec la bonne date, la bonne heure et le bon lieu.
La confiance de vos invités, et la tranquillité de votre direction.
Vous collectez des données personnelles : Hostio vous donne les outils pour le faire proprement, et vous aide à le prouver.
Pour votre conformité RGPD
Consentement horodaté et versionné
À chaque inscription, le texte accepté et la date sont conservés. Le consentement marketing est une case distincte.
Adresse IP jamais stockée en clair
Seule une empreinte irréversible sert de preuve de consentement.
Droit d'accès et d'effacement
Exportez les données d'une personne en un clic ; traitez une demande d'effacement par anonymisation, avec l'échéance légale d'un mois suivie et rappelée.
Conservation maîtrisée
Choisissez la durée de conservation de vos contacts inactifs : ils sont anonymisés automatiquement, après un préavis, avec un aperçu de ce qui sera concerné.
Pour la sécurité de vos données
Vos données sont cloisonnées
Chaque entreprise est isolée des autres jusque dans la base de données : même une erreur de programmation ne peut pas mélanger deux clients.
Double authentification
Application d'authentification (TOTP) et codes de secours à usage unique, pour protéger les comptes même si un mot de passe fuit.
Sessions visibles et révocables
Voyez les appareils connectés, fermez-en un, ou déconnectez-vous partout. Un cookie copié ne survit pas à une déconnexion.
QR codes infalsifiables
Chaque billet est signé : un QR code fabriqué, modifié ou révoqué est refusé à l'accueil.
Hostio fournit les outils ; vous restez responsable du traitement de vos données. La base légale de vos campagnes et les durées de conservation adaptées à votre métier sont des décisions que nous vous conseillons de valider avec un juriste.
Prêt en quelques minutes, pas en quelques semaines.
Pas de logiciel à installer, pas de formation obligatoire : le parcours est pensé pour qu'un premier événement soit en ligne dès le premier jour.
- 1
Demandez votre espace
Écrivez-nous : nous créons votre espace d'essai de 14 jours et vous envoyons une invitation par e-mail. Vous choisissez votre mot de passe.
- 2
Faites-le à votre image
Ajoutez votre logo et vos couleurs, invitez vos collègues, choisissez la durée de conservation de vos données.
- 3
Créez et publiez un événement
Dates, lieu, jauge, champs du formulaire, programme : publiez, partagez le lien ou importez votre liste d'invités.
- 4
Accueillez, puis relancez
Le jour J, scannez. Ensuite, écrivez aux présents et aux absents, et suivez qui s'intéresse à vous.
Une formule pour chaque rythme d'événements.
Toutes les fonctionnalités dans toutes les formules. Essayez 14 jours gratuitement, sans carte bancaire, et choisissez ensuite.
Gratuit
Pour découvrir Hostio sur vos premiers événements.
0 €/ mois
- 100 inscrits par événement
- 10 événements sur 12 mois
- 3 utilisateurs
- 1 000 e-mails par mois
- Toutes les fonctionnalités
Starter
Pour les équipes qui organisent régulièrement.
29 €HTVA / mois
ou 290 € par an — 2 mois offerts
- 500 inscrits par événement
- 50 événements sur 12 mois
- 5 utilisateurs
- 5 000 e-mails par mois
- Toutes les fonctionnalités
- Recommandé
Pro
Pour les organisateurs actifs toute l'année.
79 €HTVA / mois
ou 790 € par an — 2 mois offerts
- 1 000 inscrits par événement
- 100 événements sur 12 mois
- 10 utilisateurs
- 20 000 e-mails par mois
- Toutes les fonctionnalités
Entreprise
Pour les grands volumes et les besoins spécifiques.
Sur devis
- 10 000 inscrits par événement
- 1 000 événements sur 12 mois
- 50 utilisateurs
- 200 000 e-mails par mois
- Toutes les fonctionnalités
- Paiement en ligne par Bancontact ou carte, ou par virement
- Annuel = 10 mensualités : deux mois offerts
- Résiliable à l'échéance, sans engagement caché
Prix hors taxes ; TVA belge de 21 % en sus (autoliquidation pour les entreprises de l'Union européenne hors Belgique). Les volumes indiqués sont ceux de chaque formule par défaut : des ajustements sont possibles sur demande.
Vous vous demandez peut-être…
Comment démarrer ?
Écrivez-nous : nous créons votre espace d'essai (14 jours, sans carte bancaire) et vous envoyons une invitation par e-mail. Vous choisissez votre mot de passe, ajoutez votre logo, et vous pouvez publier votre premier événement le jour même.
Que se passe-t-il si Internet coupe le jour de l'événement ?
L'accueil continue. Si vous avez ouvert la console d'accueil une fois avec du réseau avant l'événement, la liste des invités est sur l'appareil : les billets sont vérifiés localement, chaque passage est gardé, et tout est envoyé automatiquement au retour du réseau, sans doublon. Un billet scanné sur deux téléphones ne passe qu'une fois.
Faut-il installer une application ou du matériel ?
Non. N'importe quel téléphone ou tablette récent avec une caméra suffit, directement depuis le navigateur. Vous pouvez ajouter la console à l'écran d'accueil pour la lancer comme une application.
Mes données sont-elles séparées de celles des autres clients ?
Oui. Chaque entreprise est isolée des autres jusque dans la base de données. Les administrateurs de la plateforme voient des chiffres globaux, jamais la liste de vos inscrits ni de vos contacts.
Puis-je importer ma liste d'invités existante ?
Oui, depuis un fichier CSV ou Excel. Vous obtenez un rapport ligne par ligne : ce qui a été importé, ce qui a été refusé et pourquoi. Vous pouvez aussi ajouter des invités à la main.
Et pour le RGPD ?
Hostio vous donne les outils : consentement enregistré et versionné, droit d'accès, effacement par anonymisation avec suivi de l'échéance légale, conservation automatique des contacts inactifs. Vous restez responsable du traitement : nous vous conseillons de valider la base légale de vos campagnes avec un juriste.
Puis-je envoyer les contacts vers mon CRM ?
Vous pouvez exporter vos participants, vos contacts et les résultats de vos campagnes en Excel ou en CSV, avec vos filtres, prêts à être importés dans votre CRM. Il n'y a pas, pour l'instant, de connecteur automatique vers un CRM particulier.
Comment se passe le paiement ?
Vous recevez une facture conforme (numérotation continue, communication structurée, TVA). Vous la réglez en ligne par Bancontact ou par carte, ou par virement. Le paiement annuel équivaut à 10 mensualités. L'abonnement se résilie à l'échéance.
Combien de personnes de mon équipe peuvent l'utiliser ?
Selon la formule, de 3 à 50 utilisateurs, avec deux rôles : les administrateurs voient tous les événements et gèrent l'équipe ; les organisateurs voient leurs propres événements.
Prêt à remplir votre prochaine salle — et à en tirer des clients ?
Essayez Hostio 14 jours, sans carte bancaire. Votre premier événement peut être en ligne aujourd'hui.